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费用管理办法
访问数:1228      发布时间:03-27   

    为加大我段内部管理力度,强化内部控制和"一支笔"审批制度,严格控制各项费用支出,提高企业经济效益,落实《项目部管理办法》,根据国家有关财政法规及上级有关规定,制定本办法。
一、 费用管理归口
综 合 办 公 室: 会议费、业务招待费、电话费、党务活动经费、团委活动经费、宣传费
服 务管理中 心: 办公用文具纸张、报刊杂志、印刷费、低值易耗品、公安消防费、水电暖维护、楼房的维修。
工程技术管理部: 资料费、计算机及耗材购置、维修。仪器仪表购置维修费、劳保用品、工程物资采购等
安全质量监察部: 汽车维修费、零配件及油料等。
人 力 资 源 部: 教育经费、民工费、工资、奖金。
项 目 部: 责任成本范围的所有费用
二、 预算或计划编制及批复
每一项费用在支出前,负责实施的部门应列出费用预算或计划,费用预算或计划在1000元以上报段长批准,1000元以下的由主管领导批准,最后报费用管理归口部门实施,各项费用支出预算或计划应详细(详细列明品名、数量、单价、总金额)。
三、 费用支出审批权限:
1、段部凡费用支出在500元及以下的由经办部门主管领导审批,超过500元的呈段长批准。项目部一次经营费用支出在2000元以上(含)必须请示段长,并通报主管经营的领导。
2、借支备用金在1000元以下的由经办部门主管领导审批, 1000元及以上的呈段长批准。备用金应有详细的预算,否则财务部门应拒绝办理。
四、 费用报销签字程序:
段部人员报销费用签字程序:经办人签字 经办部门负责人 段长(或主管领导在权限内)审批
项目部人员报销费用签字程序:经办人签字 → 项目经理签字(或指定的项目负责人) → 段长审批
五、费用的管理及审批
1、会议费
段部召开各类会议发生的会议费,经办部门事前应书面报告会议内容、参加人数、所需费用,经归口部门负责人复核签字后,呈段长批准。
段部以外的各种会议,发生的会议费,由段长批准。
经办部门报销会议费、会务费时须出示段长批准后的会议费审批单及费用单据,财务方可受理。
2、业务招待费
业务招待费用严格执行上级的有关规定,对外招待必须事先经请示段长同意。
各部门在郑州对外招待,原则上由综合办公室经办,未经综合办公室同意不得在外就餐。
在外发生的业务招待费,费用报销要一事一办,凭正式发票呈段长批准。
3、电话费
严格按段有关规定执行。对我段统一配置手机及安装住宅电话的职工,要严格执行"限额管理,超额自负"的规定。由办公室专人负责电话费报销事宜。报销时必须列明清单。
各项目部要严格控制电话费支出,其他职工在出差期间发生的电话费,须写出书面说明,经部门负责人审核,呈段长批准后方可报销。
4、差旅交通费
各部门人员出差期间住宿费要严格按以下标准执行:
人员、地区 一般地区 北京、上海、深圳、珠海、厦门、广州、汕头和海南省
段长、书记 150元 200元
副职领导 100元 120元
一般人员 40元 60元
住宿费用报销要求一人一票,在规定标准内据实报销,超标准的呈段长批准方可报销。在所属项目部出差开会的,凡内部有住宿条件的,一律不得在外住宿。
职工出差必须由部门负责人同意,部门负责人出差经主管领导同意,差旅费报销由部门主管领导审批;段副职领导差旅费报销须段长批准。
出差人员原则上乘坐火车,标准遵守段上有关规定,因工作需要乘坐飞机的,事先需请示公司总经理同意,报销时呈总经理批准。
出租车费原则上不予报销,特殊情况经部门负责人签认,段党政正职领导批准后,方可报销。
5、办公费用
办公用品、文档用品、报刊杂志、低值易耗品、印刷等一律由按计划标准购置发放,遇特殊原因各部门需自行购置的,须经服务管理中心同意后方可办理借支及报销。凡纳入低值易耗品管理的物品,报销时须段长批准。
6、小车费用
汽车修理、保养及零配件等费用发生前,须经主管领导同意方可办理,费用超过1000元以上的需2人以上共同办理,报销时附维修清单并加盖公章,经2人以上经办人签名,所发生的费用需经安全质量监察部签认登记(按单车)。
7、党务活动经费
依据电化三党办(1998)63号文规定编制年度经费计划。不能以拨代支,凭据报销,计划内发生费用由经办部门主管领导审批,计划外发生费用,经党委研究决定,书记批准。
8、团委活动经费
依据电化三党团(1996)023号文有关团员活动经费的标准编制年度经费计划。不能以拨代支,凭据报销,计划内发生费用由经办部门主管领导审批,计划外发生费用,由书记批准。
9、固定资产购置及大修费按公司计划科下达的计划执行。计划内500元以下的由主管领导审批,500元及以上的由段长批准。计划外的设备购置、大修费,必须经计划同意,段长批准后方可办理,待正式计划下达后,办理报销手续。固定资产的维修及耗材由归口部门统一办理。
10、各工程项目部的责任费用,应按照实际情况和合法的票据以及必要的手续,由项目经理签字报销,特殊情况经项目经理请示,段长批准,可由该项目主要负责人签字该项目的报销费用,不得弄虚作假。
11、材料费用,要严格按照《项目部物资管理办法》执行,否则财务部门不应受理。
12、民工费,要严格按照《项目部雇佣民工管理办法》执行,凭合同、发票、验工单到财务报销。
六、报销凭证的要求
1、 凭证的粘贴要整齐美观,不得涂改、挖补,每张报销单粘贴发票不能超过5张,交通费、过桥、过路费可以粘贴最多20张,但要均匀分布粘贴。
2、 报销单上必须完整填写报销人、凭证张数、大小写金额,在事由栏必须详细说明干某某工程、某某事情。
3、 报销发票的抬头、日期、品名、单位、单价、数量、金额的大小写、开票人必须填写,并加盖公章。
4、 出差单要单独粘贴一张报销单,不要与其他费用粘贴一起。
5、 发票的大小写金额必须一致,且不能涂改。
6、 购买实物的事项,必须经有关人员证明,验收、发放。
七、 各项经济业务发生后,经办人必须在15日内办理报销手续,否则,将从其工资中扣除备用金挂支。项目审计完后,一律不准报销该项目的费用。
八、各部门严禁在所属项目部(指挥部)报销费用。
九、本办法自公布之日起施行,与本办法有抵触的以本办法规定为准。
十、 本办法由财务部负责解释。

本办法于2002年12月10日执行。 电气化局集团三公司二段



作者:ayp  来源:中国中铁电气化局集团第三工程有限公司第二工程段

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